定 時 総 会 議 事 録１ 日 時 平成１６年５月２６日２ 場 所 北とぴあ９０１会議室 ３ 出 席 者 数 １６名 別 紙（内訳）正会員１６名 委任状提出 ９名 ４ 審議事項 第一号議案「東京都北区市民活動推進機構事業計画」 第二号議案「東京都北区推進機構予算」 第三号議案「東京都北区市民活動推進機構事務局の組織および処務規定」 第四号議案「東京都北区市民活動推進機構経理規定」 ５ 確認事項 定足数確認 機構正会員数２９名であり、本定時総会には正会員１６名出席し９名委任 状提出。 従って、定款第２２条に基づき総会定足数を充足していることを 確認。 ６ 議長選出 ・ 東京都北区市民活動推進機構（以下「機構」という。）総会の議長選出に つき、全会員一致で司会者一任を承認。 ・ 司会者が、東京都北区市民活動推進機構定款（以下「定款」という。） 第２１条に基づき正会員阿部容子氏に議長を依頼。本人受諾。 以後、阿部容子氏が議長として総会を進行。 ７ 審議事項 （１）第一号議案 事業計画（案） ・ 仁尾理事より第一号議案および第二号議案を説明 ・ 質問 第一号議案２ネットワーク推進事業 （２）登録団体紹介事業との記載があるが、機構では登録団体はどのように 集約、管理しているか。 ・ 回答（理事長） 現在、ぷらざの利用について登録制を採用していない。 区内のボランティア団体は２００程あるが、このネットワーク推進事業 は、こうした団体間のネットワーク化を図るための紹介事業となる。 ・ 質問 登録団体制は考えているか。 ・ 回答（理事長） 考えていない。ぷらざを自由につかって頂くということ が基本にあり、ぷらざでの活動を通じてネットワーク化を図っていきたい （２）第二号議案 予算（案） ・ 質問 一般会計の雑収入５０００円の積算根拠はなにか。 ・ 回答（事務局長） 機構が出来て初めての予算であり、予算そのものに 未知数の部分がある。結局、集まった予算で処理するということになる。 一般会計については、会費などの見込額が３６万円ということである。 ただ、プロジェクトについては、委託事業として特別会計で事業展開して いくことになる。 ・ 第一号議案、及び、第二号議案を諮る。 ・ 異議なしとの返答。 ・ 以上より、第一号議案「東京都北区市民活動推進機構事業計画」、及び、 第二号議案「東京都北区推進機構予算」を承認。 （３）第三号議案 事務局の組織および処務規定（案） ・ 事務局長より第三号議案を説明 ・ この議案については、定款上、理事会決定事項となっている。ただ、初め ての総会でもあり、機構に対する理解を深めるため、今回ご報告させて いただく。 ・ 第三号議案を諮る。 ・ 異議なしとの返答。 ・ 以上より、第三号議案「東京都北区市民活動推進機構事務局の組織およ び処務規定」を承認。 （４）第四号議案 経理規定（案） ・ 事務局長より第四号議案を説明 ・ 質問 経理規定第６条「会計責任者を置く」とあるが、会計責任者は何 人になるか。また、第１４条第２項「監事の監査」とは具体的にどのよう な監査を考えているか。 ・ 回答（事務局長）会計責任者については、現在の事務局の体制からいう と一人になると思われる。ただ、会計責任者の外に事務取扱者が実際の事 務を担当することになる。 ・ また、この規定上の監査は内部監査であり一名の監事が担当する ことになる。 ・ 質問 監査は理事長が立ち会いのもとで監査することになるか。 ・ 回答（事務局長）そのような監査になると思う。 ・ 回答（監事） ただ、この監査は、いかに有効にお金を使ったか、それを 評価できるような監査をしたい。この機構事業は、場所と人件費を役所 の負担で行うことになり、１００万の受託経費で１５０万の効果を上げた いと考えている。 ・ 回答（理事） ただ安く事業を進めるのではなく、地域経済を活性化する ためという視点も必要と思う。 ・ 意見 監事一名というのは問題。少なくとも監事は二名いたほうがいい。 ただ、人数が少ないので仕方がないと思う。 ・ 第四号議案を諮る。 ・ 異議なしとの返答。 ・ 以上より、第四号議案「東京都北区市民活動推進機構経理規定」を承認。 ８ 報告事項 ・ 報告（我妻理事）機構設立前からの広報委員会の活動を報告。 ポスターの作成・掲示、ぷらざ通信の編集会議、ぷらざＮＥＷＳとして 壁新聞を掲示。番組制作を通じて、市民活動団体を取材し、ぷらざの宣伝 広報を実施している。機構ホームページは、現在、そのレイアウトを 検討中。また、入会申込みについても、それを手にとったら入りたくなる ようなものを検討中。 ・ 質問 本日の議事録は公開するか。 ・ 回答（理事長） 議事録は公開する。 ・ 質問 ＮＰＯが、「ＮＰＯ・ボランティアぷらざ」を事務局として使う 恐れがあり、その防止策をどうするか。改めて、会員に書面等で知らせ ることが必要ではないか。 ・ 回答（理事長） 新しいNPOを立ち上げる時には、文章や口頭で、そのよ うなことのないように伝えたい。通常は、定款に事務所所在地を定める のでそのようなことはないと思う。今後、そのような事態に対処する ため、事務局で統一的な対応を図りたいと思うが、書面を作成するかを 含めて、具体的な対応するかについては理事会で検討したい。 ９ 議事録署名人の選任に関する事項 ・ 議長より、議事録署名者を椎名日出男氏及び冨田好明氏とすることを 会員に諮る。 ・ 全会員一致で承諾。 ・ 両氏も議事録署名者となることを受諾。 ・ 定款第２５条第２項にもとづき、この議事録は、この会議において選任 された椎名日出男、及び、冨田好明が議事録署名者として議長とともに 署名押印し、事務所に保管する。 以上、この議事録が正確であることを証します。 平成１６年５月２７日 |
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